Bildschirm­foto 2022 11 17 um 11.34.15 e1668681376973

hs.Exporter: Datenexport aus HCL Notes – schnell und sicher!

Gerda Marx | 15. November 2022

Die Dateninfrastruktur eines Unternehmens, egal in welcher Branche, wird von den Entscheidern immer wieder übergeprüft. Ist diese noch auf den aktuellen Stand der Technik und zukunftssicher oder sollte eine neue strategische Ausrichtung etabliert werden?

Wenn ein Unternehmen von Notes/Domino auf eine neue strategische Plattform wechselt, bspw. Office 365, müssen meistens auch die Daten aus den Anwendungen mit umziehen. Nicht alle Daten sind relevant, jedoch sind Daten über Jahre hinweg erstellt worden und müssen auch zukünftig bereitgestellt werden, oftmals schon aus regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben heraus. Die größte Herausforderung besteht dabei keine Daten zu verlieren!

Aber wie sollen die Daten weiterhin aufbewahrt und zugänglich gemacht werden? Schlimmstenfalls wird ein Laptop oder Rechner mit einem Notes-Client bestückt, um bei Bedarf an die Daten zu kommen. Oder es wird ein Domino Server mit einer Notes Lizenz weiterhin genutzt. Ein Nachteil liegt, in den weiterhin zu zahlenden Lizenzkosten, bis ein neues, endgültiges Ziel (z. B. ein Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem) für die Daten gefunden wurde. Oftmals sind entsprechende Systeme gar nicht an Backup-Routinen angeschlossen was im "worst case" zu kompletten Datenverlusten führen kann.

Es geht aber auch besser!

 

Der hs.Exporter ist eine auf Notes basierende Anwendung um Daten, Files und Links aus einer Notes-Datenbank auszulesen und für die weitere Nutzung zur Verfügung zu stellen. Kunden gewinnen Zeit, da die Daten sicher und ohne Datenverlust exportiert wurden und in ein definiertes Ziel übernommen werden können. Das Ziel muss somit aktuell noch gar nicht feststehen. Der Export erfolgt auf Dateiebene (z. B. in ein zu definierendes Netzlaufwerk), was die Daten schnellstmöglich zugänglich macht und oftmals in Backup-Routinen integriert ist!

Was macht der hs.Exporter?

Der hs.Exporter extrahiert die Daten, die der Kunde benötigt. Der Kunde entscheidet, welche Daten er aus den Notes Datenbanken weiterhin nutzen will. Ob reine Feldinformationen, Anhänge oder komplette Rich-Text-Daten (=formatierter Text). Der Kunde entscheidet welche Daten exportiert werden. 

Grafik

Wie werden die Daten gespeichert?

  • Metadaten (klassische Feldinformationen, wie z. B Nachname, Firmenname, Ticketnummer, etc.) können in einer Excel oder CSV-Datei übernommen werden.
  • Ein Notes Dokument selbst wird in ein PDF oder PDF/A vollständig oder in angepasster Struktur umgewandelt (z. B. Änderung von Hintergrundfarben, um Druckkosten zu minimieren und das PDF generell lesbarer zu gestalten)
    • Weblinks in den erstellten PDF-Dokumenten sind weiterhin nutzbar
    • Nutzung von @Formeln um Transformationen vornehmen zu können
  • Alle oder definierte Dateianhänge

 

Wir bieten dem Kunden aber nicht nur die Möglichkeit die Daten aus Notes zu extrahieren, sondern bieten ebenfalls die Techniken, die Daten in andere Systeme zu übernehmen.

 

Ein Beispiel:

Ausgangssituation:

Die Eingangskontrolle inkl. Rückgabeprotokolle von Besuchern wurde bisher in einer Notes-Datenbank verwaltet. Die Besucherdaten (Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) wurden in einem Notes-Dokument gepflegt. Das unterschriebene Rückgabeprotokoll als Anhang im Notes-Dokument gespeichert.

Der Export:

Über den hs.Exporter werden die Metadaten (also Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) in Excel exportiert, die Rückgabeprotokolle extrahiert und auf einem Netzlaufwerk gespeichert.

Der Import:

Die exportierten Daten enthalten alle Informationen, um einen Import nach Office 365 zu gewährleisten. Die neue Eingangskontrolle wird jetzt über eine Office 365 Liste verwaltet. Die "Altdaten" werden importiert. Dabei wird aus den Metadaten in Excel eine SharePoint-Liste gefüllt und die Rückgabeprotokolle in einer Dokumentenbibliothek abgelegt. Das Protokoll wird mit dem jeweiligen Listeneintrag verknüpft.

So einfach kann die Ablösung sein!

Sie möchten Ihre strategische Plattform wechseln bspw. von HCL Notes nach Microsoft 365/SharePoint? Wir verfügen mit mehr als 25 Jahren Notes/Domino und 10 Jahren Microsoft Office 365/SharePoint Erfahrung, über die Expertise Sie erfolgreich bei Ihrer strategischen Neuausrichtung zu unterstützen. Sprechen Sie uns an!

Schlagworte

@functions#dachnug48#DNUG47 online#DNUG47online#dominoforever#Lets Connect10Jahre hedersoftAIAndroid Apps auf ChromebookAnmeldung HCL AcademyApple M1 Native App von MicrosoftAzureAzure deutsche CloudBreakout Rooms in TeamsBreakout Rooms MS TeamsBuild 2020CameoChromebook OScloudCloud RegionenconnectionsConnections 6 CR6Connections V7Connections V8COVID-19Daten migrieren aus HCL NotesDatenexportDatenexport aus HCL NotesDatenmigrationdeutsche CloudDigitaler AudiotranskriptionDigitaler StiftdnugDomino 12Domino Apps in der CloudDomino DanubeDomino JamsDomino REST APIDomino V11Domino V12Domino v12.0.1Domino VoltDynamic ViewDynamics 365Dynamics 365 in deutscher CloudEdgeEdge BrowserEdge ChromiumEdge ChroniumEmployee Experience Plattform Microsoft VivaEnde Skype for BusinessengageEngage 2022Entwicklerkonferenz BuildExcelExcel LiveExplorer 11Fix PackFix Pack 10.0.01Fluid ComponentsFluid Components in Microsoft TeamsFluid FrameworkForms im WebGenehmigungsapp in TeamsGreenroomHAFHC SametimeHCLHCL CloudHCL Cloud Hosting PartnerHCL ConnectionsHCL Connections 6.5HCL Connections mit MS TeamsHCL Connections V7 PreviewHCL DanubeHCL Digital SolutionsHCL Digital Solutions AcademyHCL Digital WeekHCL DominoHCL Domino DonauHCL Domino JamsHCL Domino NotesHCL Domino V10HCL Domino V11HCL Domino V12HCL Domino V9HCL Domino VOLTHCL DominoV11HCL Live aus TokioHCL NotesHCL Notes V11HCL Projekt ElevenHCL SametimeHCL Sametime PremiumHCL Sametime V11HCL Sametime V11.6HCL Sametime V12 PremiumHCL VoltHCL Volt MXHCL Volt MX GOHCL Volt SandboxHederauenfest 2019hedersoft JubiläumHomeofficehs.Exporteribm connectionsIBM Smart CloudIE ModusIgnite 2019Ignite 2020Ignite 2021Ignite März 2021Kaizalakollaborative AppsKommentare in ExcelKommentare in PowerPointKommentare in WordLeave a MeetingLet's Connect 2021Lets Connect 2020Live Ereignisse in TeamsLive Komponenten in TeamsLive Transkription in MS TeamsLive Untertitel in Teams BesprechungenLiveereignisse in TeamsLoopLoop KomponentenLow CodeLow Code PlattformM1MacmacOSMacOs12.1Major League SharePointManaged Service ProviderMesh AvatareMesh for TeamsMetadaten aus HCL NotesMFAMicrcosoft 365MicrosoftMicrosoft 365Microsoft BrowserMicrosoft BuildMicrosoft Build 2020Microsoft Build 2021Microsoft Build 2022Microsoft CloudMicrosoft Deutsche CloudMicrosoft Dynamic ViewMicrosoft EdgeMicrosoft Edge ChroniumMicrosoft ExcelMicrosoft ExplorerMicrosoft FluidMicrosoft Fluid FrameworkMicrosoft FormsMicrosoft IgniteMicrosoft Ignite 2019Microsoft Ignite 2020Microsoft Ignite 2021Microsoft Inspire 2022Microsoft Kommentar FunktionMicrosoft ListsMicrosoft LoopMicrosoft MetaverseMicrosoft native App für MacMicrosoft O365Microsoft Office AppMicrosoft OneNoteMicrosoft OutlookMicrosoft PlannerMicrosoft Power PlattformMicrosoft PowerPointMicrosoft TeamsMicrosoft Teams ConnectMicrosoft Teams EssentialsMicrosoft Teams KanalkalenderMicrosoft TelefonieMicrosoft ToDoMicrosoft TranskriptionMicrosoft VivaMicrosoft Viva ConnectionsMicrosoft Viva GoalsMicrosoft Viva InsightsMicrosoft Viva LearningMicrosoft Viva TopicsMicrosoft Windows 11Microsoft WordMicrosoft365Micrososft 365Migration nach O365Migration nach SharePointMircosoft CameoMircosoft TeamsMircosoft Viva EngageMLSMoodishMS OutlookMS TeamsMS Teams in HCL ConnectionsMS WorkflowMSPMyAnalyticsneue Cloudneue Microsoft 365 Appneue Microsoft Cloud in Deutschlandneue Rechenzentrenregionenneuer EdgeCNeues von MicrosoftNeues von O365neues zu Microsoft 365Notes Dokumente als PDFNotes Dokumente als PDF/ANotes v12.0.1O365O365 in deutscher CloudO365 Pro PlusOffice 2010Office 365Office 365 Pro PlusOffice Appoffice mobileOffice mobile AppOffice Suiteoffice_neoOffice365Offive 365OneDriveOneDrive for BusinessOneDrive für MacOneNoteOneNote im WebOpen for business HuboutlookOutlook für MacPartnerschaft SAP mit MicrosoftPower AppsPower BIPower PagesPower PlattformPower Point LivePowerPointPowerPoint 2019PowerPoint LivePowerPoint mit UntertitelnPräsentationsmodusPräsentationsmodus in Microsoft TeamsPresenterviewProject KeepProzesse abbildenProzesse migrierenProzessmanagementQ&A APPQ&A App in TeamsReactions in Microsoft TeamsReactions in TeamsRechenzentrenRecord Studion PowerPointRemote ArbeitenSametime V12 PremiumSAPSars-Cov-2Schweizer CloudSession catalog BuildShared ChannelsSharePointSkype for Businesssocial collaborationsocial connectionsSocial Connections 15Tasks-AppTeamsTeams ConnectTeams EssentialsTeams KostenlosTeams Meeting IDTeams PremiumTeams TelefonieToDoToDoAppTogethTogether Modetogether mode in Microsoft TeamsTogether-ModusTom ZeizelUmbenennen von Teams ChannelsVerzögerter Chat in TeamsVivaViva EngageViva GoalsViva LerningVOIVolt FormulaVolt MXWartebereich in TeamsWebinar Funktion in Microsoft TeamsWebinareWebinare in MS TeamsWestfalen StammtischWhiteboard in TeamsWindows 10Windows 11Windows 7Word für MacWorkflowsWorkplace AnalyticsYammerYammer in Teams