Die Dateninfrastruktur eines Unternehmens, egal in welcher Branche, wird von den Entscheidern immer wieder übergeprüft. Ist diese noch auf den aktuellen Stand der Technik und zukunftssicher oder sollte eine neue strategische Ausrichtung etabliert werden?
Wenn ein Unternehmen von Notes/Domino auf eine neue strategische Plattform wechselt, bspw. Office 365, müssen meistens auch die Daten aus den Anwendungen mit umziehen. Nicht alle Daten sind relevant, jedoch sind Daten über Jahre hinweg erstellt worden und müssen auch zukünftig bereitgestellt werden, oftmals schon aus regulatorischen oder gesetzlichen Vorgaben heraus. Die größte Herausforderung besteht dabei keine Daten zu verlieren!
Aber wie sollen die Daten weiterhin aufbewahrt und zugänglich gemacht werden? Schlimmstenfalls wird ein Laptop oder Rechner mit einem Notes-Client bestückt, um bei Bedarf an die Daten zu kommen. Oder es wird ein Domino Server mit einer Notes Lizenz weiterhin genutzt. Ein Nachteil liegt, in den weiterhin zu zahlenden Lizenzkosten, bis ein neues, endgültiges Ziel (z. B. ein Archivierungs- bzw. Dokumentenmanagementsystem) für die Daten gefunden wurde. Oftmals sind entsprechende Systeme gar nicht an Backup-Routinen angeschlossen was im "worst case" zu kompletten Datenverlusten führen kann.
Es geht aber auch besser!
Der hs.Exporter ist eine auf Notes basierende Anwendung um Daten, Files und Links aus einer Notes-Datenbank auszulesen und für die weitere Nutzung zur Verfügung zu stellen. Kunden gewinnen Zeit, da die Daten sicher und ohne Datenverlust exportiert wurden und in ein definiertes Ziel übernommen werden können. Das Ziel muss somit aktuell noch gar nicht feststehen. Der Export erfolgt auf Dateiebene (z. B. in ein zu definierendes Netzlaufwerk), was die Daten schnellstmöglich zugänglich macht und oftmals in Backup-Routinen integriert ist!
Was macht der hs.Exporter?
Der hs.Exporter extrahiert die Daten, die der Kunde benötigt. Der Kunde entscheidet, welche Daten er aus den Notes Datenbanken weiterhin nutzen will. Ob reine Feldinformationen, Anhänge oder komplette Rich-Text-Daten (=formatierter Text). Der Kunde entscheidet welche Daten exportiert werden.
Wie werden die Daten gespeichert?
- Metadaten (klassische Feldinformationen, wie z. B Nachname, Firmenname, Ticketnummer, etc.) können in einer Excel oder CSV-Datei übernommen werden.
- Ein Notes Dokument selbst wird in ein PDF oder PDF/A vollständig oder in angepasster Struktur umgewandelt (z. B. Änderung von Hintergrundfarben, um Druckkosten zu minimieren und das PDF generell lesbarer zu gestalten)
- Weblinks in den erstellten PDF-Dokumenten sind weiterhin nutzbar
- Nutzung von @Formeln um Transformationen vornehmen zu können
- Alle oder definierte Dateianhänge
Wir bieten dem Kunden aber nicht nur die Möglichkeit die Daten aus Notes zu extrahieren, sondern bieten ebenfalls die Techniken, die Daten in andere Systeme zu übernehmen.
Ein Beispiel:
Ausgangssituation:
Die Eingangskontrolle inkl. Rückgabeprotokolle von Besuchern wurde bisher in einer Notes-Datenbank verwaltet. Die Besucherdaten (Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) wurden in einem Notes-Dokument gepflegt. Das unterschriebene Rückgabeprotokoll als Anhang im Notes-Dokument gespeichert.
Der Export:
Über den hs.Exporter werden die Metadaten (also Vorname, Nachname, Firma, Datum/Uhrzeit Besuch, PKW-Kennzeichen) in Excel exportiert, die Rückgabeprotokolle extrahiert und auf einem Netzlaufwerk gespeichert.
Der Import:
Die exportierten Daten enthalten alle Informationen, um einen Import nach Office 365 zu gewährleisten. Die neue Eingangskontrolle wird jetzt über eine Office 365 Liste verwaltet. Die "Altdaten" werden importiert. Dabei wird aus den Metadaten in Excel eine SharePoint-Liste gefüllt und die Rückgabeprotokolle in einer Dokumentenbibliothek abgelegt. Das Protokoll wird mit dem jeweiligen Listeneintrag verknüpft.
So einfach kann die Ablösung sein!
Sie möchten Ihre strategische Plattform wechseln bspw. von HCL Notes nach Microsoft 365/SharePoint? Wir verfügen mit mehr als 25 Jahren Notes/Domino und 10 Jahren Microsoft Office 365/SharePoint Erfahrung, über die Expertise Sie erfolgreich bei Ihrer strategischen Neuausrichtung zu unterstützen. Sprechen Sie uns an!